In welke mate heb je vandaag écht zicht op je verzuim? Het was de openingsvraag van onze eerste rondetafel met HR-professionals. Blijkt dat de meeste organisaties wel over verzuimdata beschikken, maar dat de stap naar echte inzichten – en vervolgens actie – lastig is. Waar zitten de knopen? En hoe zorg je wél voor die activatie?
Op 27 maart 2026 organiseerden we in Leuven een eerste rondetafelgesprek over verzuim. HR-professionals en preventieadviseurs uit diverse sectoren met elkaar in gesprek over een gedeelde uitdaging: hoe breng je het verzuim in je organisatie in kaart, en hoe maak je de stap van cijfers naar concrete actie? De ervaringsuitwisseling maakte duidelijk dat organisaties vandaag op verschillende niveaus staan qua opvolging en beleid, maar dat hun vragen zeer vergelijkbaar zijn. Bekijk aftermovie
Moeilijk interpreteerbare dataGemiddeld drie op vijf: deze relatief lage score geven de deelnemers zichzelf voor hun inzicht in de verzuimsituatie van hun organisatie. Nochtans hebben ze wel degelijk cijfers, die worden geanalyseerd en doorgaans ook gerapporteerd aan het management. Maar daarna valt het nog te vaak stil.
De uitdaging ligt duidelijk niet in de dataverzameling zelf, maar in de activatie ervan: cijfers vertalen naar inzichten die aanzetten tot actie. Welke KPI’s zijn relevant of wat moet er gebeuren bij een bepaald signaal? Het ontbreekt vaak nog aan omkadering om daar een gericht antwoord op te geven. Bijgevolg blijven de verzamelde data abstract en dus moeilijk interpreteerbaar.
Van benchmarks naar echte sturing
Voor sommige organisaties vormen sectorbenchmarks het referentiekader. Maar die zorgen ervoor dat het management tevreden is zolang het verzuim niet boven die benchmark uit stijgt. “Blijven we net onder de sectorbenchmark, dan is de directie tevreden”, getuigt een deelnemer. “Maar schieten we erboven, dan is het plots alle hens aan dek. Er heerst veel gelatenheid, en vooral weinig ambitie om het beter te doen dan de benchmark.”
Het mag duidelijk zijn dat verzuim aanpakken nog niet bovenaan de directieagenda staat. “In onze organisatie heeft het geen al te hoge prioriteit”, stipt een deelnemer aan. “Hoogstens worden de cijfers bekeken in termen van kosten – zeker met de nieuwe regeringsmaatregelen rond middellang verzuim.”
Vertraagde data = vertraagde actie
Kwaliteit en timing van data zijn cruciaal om verzuim nauwgezet op te volgen. Deelnemers die investeerden in de automatisering van hun datacollectie ervaren dat het makkelijker is om snel en gericht actie te ondernemen. Maar dat is de minderheid. In veel organisaties zorgen laattijdige of onvolledige gegevens ervoor dat HR belangrijke kansen mist om snel en doeltreffend in te grijpen.
“Elke drie maanden krijgen we een update van de verzuimcijfers en dus ook van de bijbehorende kosten”, vertelt een deelnemer. “Zo lopen we eigenlijk altijd achter de feiten aan. Door sneller bij te sturen zouden we meer impact kunnen maken.”
Het belang van contact en opvolging
Naast data kwam ook het belang van actieve opvolging van afwezigheden sterk naar voren. Wie hier al stappen zette, ziet duidelijke effecten op zijn verzuimcijfers en het teamengagement. Het idee dat je iemand best met rust laat als die ziek is, wordt door meerdere deelnemers dan ook in vraag gesteld.
Van contact opnemen met zieke medewerkers over opvolging tijdens een langere ziekteperiode tot verzuimgesprekken voeren: hiervoor is ook het lijnmanagement aan zet. Maar die leidinggevenden mobiliseren is moeilijk. “Sommigen willen die gesprekken niet voeren, zodat de zieke medewerker zich vergeten voelt. Anderen doen het dan weer te kordaat, zodat de collega dichtklapt.”
Dat leidinggevenden ondersteuning nodig hebben om deze rol te spelen, hebben enkele organisaties rond de tafel al goed begrepen. Ze helpen teamleads om deze gesprekken op de juiste manier te voeren, met gesprekssjablonen en zelfs workshops. “We hadden onlangs een geslaagde sessie met acteurs”, vertelt een deelnemer. “Die speelden telkens eerst hoe het niet moet, waarna onze collega’s aangaven wat beter kon. Met de feedback speelden ze de scène telkens opnieuw.”
Verantwoordelijkheden benoemen
Tot slot een belangrijke rode draad doorheen het gesprek: verzuimaanpak heeft in veel organisaties geen duidelijke plaats. De verantwoordelijkheden zitten vaak verspreid tussen HR en het lijnmanagement, maar zonder afsprakenkader over wie wat doet. “Verzuim ligt overal en nergens”, geven verschillende deelnemers aan.
Omgekeerd boeken organisaties duidelijk vooruitgang wanneer ze verzuim een plaats geven in processen en overlegmomenten, en verantwoordelijkheden expliciet benoemen. Die verankering is een absolute noodzaak om van verzuim een structureel aandachtspunt te maken.
5 tips om je verzuimdata te activeren
1. Volg een beperkte set aan relevante indicatoren nauwgezet op
Je hebt geen massa cijfers nodig, maar een aantal data en analyses die echt relevant zijn voor jouw organisatie. Inzichten komen vooral uit de evolutie van die indicatoren.
2. Definieer vooraf wat cijfers betekenen én wat erop volgt
Bepaal wanneer een cijfer voor jouw organisatie normaal is of net alarmerend, en knoop daar concrete acties aan vast. Zo vermijd je dat de rapportering van verzuimcijfers passief en vrijblijvend blijft.
3. Zet een vaste opvolgcyclus op
Plan regelmatig analyses in en voorzie structurele overlegmomenten met alle betrokkenen. Zo zorg je dat cijfers ook echt een vervolg krijgen in de vorm van actieve monitoring en actie.
4. Benoem verantwoordelijkheden
Vertel alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en op welk moment. En durf HR-collega’s en lijnmanagement ook wijzen op een gebrek aan opvolging.
5. Ondersteun je leidinggevenden
Het lijnmanagement speelt een cruciale rol in de opvolging van verzuim. Zij kennen hun medewerkers namelijk het best. Maar ze kunnen die delicate taak niet vervullen zonder ondersteuning.
Aftermovie Rondetafel
Verzuimsoftware helpt je om meer grip te krijgen op verzuim.