Otherside at Work groeit hard. Nieuwe klanten, ontwikkelingen aan ons product, meer medewerkers. Deze groei biedt kansen. Zo kunnen we ons platform doorontwikkelen naar een completer Employee Sustainability & Wellbeing (ESW) platform. Hiermee helpen we organisaties een holistisch beeld te creëren rond de duurzame inzetbaarheid en het welzijn van je medewerkers. Echter, ontstaan er door groei ook uitdagingen. Want hoe voorkom je dat die groei leidt tot het worden van een ‘grote trage organisatie’? Een grote organisatie gaat vaak gepaard met stroperigheid en eindeloze afstemming. Het resultaat is dan gefrustreerde klanten en medewerkers.
Bij Otherside at Work geloven we dat je medewerkers juist ruimte en regelmogelijkheden moet geven. En dat is niet alleen een kwestie van ‘zeggen’, je moet vooral ook bezig zijn met het wegnemen van afhankelijkheden. Dit doen we niet alleen in de manier waarop we ons product ontwikkelen, maar ook in hoe we samenwerken met klanten, partners en leveranciers. In dit blog legt Stef Roskam, VP Engineering bij Otherside at Work, uit hoe we dat aanpakken.
Waarom minder afhankelijkheid zo belangrijk is
Stef: “Als je groeit als organisatie krijg je er vanzelf afhankelijkheden bij door de opsplitsing van verantwoordelijkheden over meerdere personen. Dit zijn afhankelijkheden tussen teams, tussen afdelingen, tussen jou en je klant, of tussen jou en een externe leverancier. Als je die niet actief beheerst en waar mogelijk beperkt, dan vertraag je. Je moet dan steeds afstemmen, wachten, overleggen. En dat kost tijd en energie – voor je klant, maar ook voor je eigen mensen.”
Afhankelijkheden leiden tot:
En daardoor krijg je meer frustraties, zowel intern als extern.
“Wij willen juist dat klanten zelf waar mogelijk dingen kunnen aanpassen, dat teams zo veel mogelijk zelfstandig kunnen werken, en dat wij zelf grip hebben op onze software”, aldus Stef.
Vendor lock-in: een belangrijk aandachtspunt voor core componenten
Bij open source (met de juiste licenties) voorkom je ook het risico van de Vendor lock-in. Vendor lock-in kan aanzienlijke risico’s met zich meebrengen, vooral wanneer het gaat om software die lastig te vervangen is. Stef geeft een voorbeeld: “Stel bijvoorbeeld dat een van onze leveranciers plotseling de licentiekosten verhoogt met een substantieel bedrag. Als we dan niet kunnen overstappen naar een ander systeem vanwege het hoge aantal manjaren om de codebase (deels) te vervangen, dan zitten we mogelijk jarenlang vast aan hoge kosten. Om deze risico’s te beheersen, gebruiken we open source met goede licenties voor alles wat veel effort nodig heeft om te vervangen.” De belangrijkste voorbeelden zijn:
Afhankelijkheden binnen softwareteams: autonomie als versneller
“Een belangrijk uitgangspunt in het ontwikkelen van ons product, is dat teams end-to-end verantwoordelijk zijn voor hun eigen domeinen. Elk team – bestaande uit een product owner, developers, een business analist en een tester – werkt aan functioneel afgebakende onderdelen van ons product. Daarmee kunnen ze zelfstandig opereren, met zo min mogelijk afhankelijkheden van andere teams.
Architectuur speelt hier een sleutelrol. Een monolithische applicatie is prima als je een paar ontwikkelaars hebt. Maar met 40 ontwikkelaars loop je elkaar alleen maar in de weg. Daarom hebben we Xpert Suite opgesplitst in kleinere, zelfstandige onderdelen. Domain services die onafhankelijk kunnen draaien en door één team beheerd worden.
Ook in de samenstelling van teams zoeken we naar een balans. Waar mogelijk splitsen we rollen niet (bijvoorbeeld frontend en backend development), omdat dat de snelheid verhoogt. Wel zorgen we hier voor een goede frontend componenten library, waarmee meer backend georiënteerde developers ook goed uit de voeten kunnen. Maar sommige functies splitsen we bewust op. Een business analist én tester in één persoon? Dat werkt volgens ons niet goed. Dan zit je in een spagaat tussen de begin- en eindfase van een iteratie en verdringt het testen een goede voorbereiding van de volgende iteratie. Ook de combinatie development en testen zien we als een gescheiden rol. Goede testers zien tevens ook bugs die door anderen niet worden opgemerkt, het is echt een specifieke competentie.”
Door dit soort keuzes kunnen teams sneller leveren en zijn er minder grootschalige overleggen nodig. Stef: “Wij vermijden organisatie brede events zoals zoals Product Increment Events bewust. Ik heb nog nooit iemand écht enthousiast gehoord over SAFe. Je zit dan bijvoorbeeld met vijftien product owners in een ruimte om af te stemmen wie wat gaat doen. Dat is niet agile, want tussentijds ook bijna niet bij te stellen of sturen. Dat is in die situaties volgens ons ook vaak het gevolg van te veel opsplitsen naar technische kenmerken en niet langs business-domeinen. Als de backend bij het ene team zit, de frontend bij een ander, de API’s bij een derde en de ERP-integratie bij een vierde, dan ben je voor het opleveren van waarde aan de klanten volledig op elkaar aangewezen. En dan krijg je dus van die grote afstemmomenten. Het proces wordt dan stroperig met lange doorlooptijden. We willen juist dat teams zelfstandig kunnen werken, end-to-end verantwoordelijk zijn voor het leveren van waarde in hun domein, en niet telkens op elkaar hoeven wachten. Natuurlijk kun je niet alle afhankelijkheden voorkomen, maar ze moeten zoveel mogelijk onderling opgelost worden. Niet in een gigantische planning met de hele organisatie.”
Minder afhankelijk van engineering: klanten én consultants aan zet
Ook richting klanten en customer succes werken we continu aan het verkleinen van afhankelijkheden. Dat begint bij de manier waarop we de Xpert Suite hebben opgezet: als een flexibel platform waarin veel zaken door klanten en consultants zelf te beheren zijn.
“Als een klant of consultant voor elke kleine wijziging in de configuratie een engineering specialist nodig heeft, dan vertraag je”, zegt Stef. “Dan hoor je dingen als: ‘De sprint zit vol, kom over drie sprints maar terug.’ Dat wil je niet.”
Hij vervolgt: “Daarom zorgen we dat zowel consultants als klanten steeds meer zelf kunnen regelen. Denk aan het aanpassen van workflows, het aansluiten van koppelingen, het opstellen van e-mailsjablonen of het beheren van meldingsinstellingen. Functionaliteiten die eerder alleen via code aan te passen waren, kunnen nu door klanten zelf worden aangepast. Deze mate van selfservice betekent minder wachten en meer controle. Ook op API-vlak breiden we de selfservice-mogelijkheden uit. Klanten kunnen bijvoorbeeld zelf bepalen welke data ze willen exporteren naar hun BI-platforms, en hoe vaak. Daarmee behouden ze zelf de regie over hun datastromen. En kunnen ze bijvoorbeeld onderliggende technologie wijzigen, zonder op ons te wachten.
Daarnaast blijven we continu stappen maken om de onafhankelijkheid van onze Xpert Service Partners te verbeteren (waaronder worldofwork, How2Wow en Baker Tilly). Zij kunnen inmiddels volledig zelfstandig het systeem inrichten voor klanten. Hierbij werken we hard aan de laatste stappen om ook de meer bijzondere en grote conversies door onze partners uit te kunnen laten voeren. Maar voor klanten van een gemiddelde omvang is dit nu al mogelijk.”
Minder afhankelijk van leveranciers: end-to-end eigenaarschap
Bij Otherside at Work willen we ook zo min mogelijk afhankelijk zijn van externe leveranciers. Daarom beheren we een groot deel van onze technische infrastructuur zelf.
“We regelen zelf de inrichting van onze firewalls en virtuele infrastructuur waarop onze software draait”, aldus Stef. “Bij grotere bedrijven zie je vaak dat IT-beheer is uitbesteed – soms aan een partij die het op zijn beurt ook weer uitbesteedt. Dan ben je eindeloos aan het schakelen, maar heb je zelf ook een minder goed beeld hoe het tot in detail draait. Wij willen snel kunnen ingrijpen en vooral ook zelf tot in detail weten waar een issue kan zitten. Hiermee zijn we dus ook onafhankelijk van een externe partij voor inrichtingswijzigingen en het aanpassen van de virtuele infrastructuur.”
Minder afhankelijkheid, meer voordelen
Of het nu gaat om onze softwarearchitectuur, onze manier van samenwerken of de inrichting van onze klantomgevingen – alles is gericht op het verkleinen van afhankelijkheden. Want minder afhankelijkheid betekent:
En dat zorgt voor minder frustratie en wachttijd en meer werkplezier voor onze teams.
Dat maakt Otherside at Work niet alleen een fijne partner om mee te werken, maar ook een aantrekkelijke plek om zelf aan de slag te gaan. Stef: “Mensen komen bij ons (terug) vanwege de manier waarop we werken. Omdat je hier eigenaarschap en regelmogelijkheden hebt over wat je bouwt en omdat je echt impact kunt maken.”
De Xpert Suite
De Xpert Suite is een datagedreven portal voor Employee Sustainability & Wellbeing (ESW). Het ondersteunt organisaties in het inrichten van processen binnen vijf HR-domeinen: Preventie, Vitaliteit, Verzuim, Job Fit en Engagement. Door data uit deze domeinen te bundelen en met elkaar te verbinden, ontstaat een uniek totaalbeeld van de medewerker. Zo kunnen organisaties gerichter werken aan duurzame inzetbaarheid en het ondersteunen van happy professionals.
Het portal is voor medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals, bedrijfsartsen, volmachten en verzekeraars. Iedere gebruiker krijgt een eigen toegang die volledig is ingericht op zijn specifieke behoeften.
Meer weten over de Xpert Suite of werken bij Otherside at Work? Neem contact op